Il Business process management (BPM) è l’insieme delle tecniche e tecnologie per analizzare e migliorare i processi di business delle imprese e delle pubbliche amministrazioni. Il vantaggio BPM che tali organizzazioni possono acquisire è strettamente correlato alla capacità di eliminare i colli di bottiglia nei processi, in virtù della reingegnerizzazione degli stessi.
Tuttavia, il vantaggio BPM per le imprese e le pubbliche amministrazioni non si limita al miglioramento dell’organizzazione ed all’aumento dell’efficienza. Vediamo come.
Il vantaggio BPM per le imprese in 3 punti
Mentre nel breve periodo il vantaggio BPM per le imprese è misurabile in termini temporali, ovvero nella riduzione dei tempi di esecuzione dei processi aziendali, nel medio-lungo periodo il valore aggiunto ottenibile grazie al business process management è correlato ad una maggiore agilità dei processi decisionali, ad una riduzione dei costi ed un aumento del fatturato aziendale.
Vediamo allora insieme nel dettaglio in cosa consiste il vantaggio BPM per le imprese riassunto nei 3 punti principali.
Maggiore agilità dei processi decisionali
Da un punto di vista strettamente operativo, il vantaggio BPM nel medio-lungo periodo è dovuto all’accelerazione del processo decisionale e ad un miglioramento della produttività, grazie alla maggiore flessibilità dei processi ed alla conseguente agilità dell’organizzazione, che determina una velocizzazione dei processi nonché la possibilità di ridefinire gli stessi in modo estremamente rapido, in base alle esigenze di business.
Riduzione dei costi
L’analisi sistematica dei dati di processo, strutturata in report multidimensionali che forniscono informazioni a vari livelli di dettaglio. consente l’ottimizzazione di ogni singolo processo di lavoro.
In tal senso, il business process management determina una riduzione dei costi in virtù dei seguenti fattori di efficienza:
- aumento della condivisione della conoscenza
- efficientamento del processo decisionale
In particolare, gli strumenti di data analytics, favorendo lo scambio informativo tra i vari attori coinvolti nei processi di business, determinano un aumento della consapevolezza delle persone coinvolte ed un miglioramento delle performance operative.
Aumento del fatturato
Il BPM consente di analizzare in profondità le singole “varianti” dei processi, abilitando in tal modo l’individuazione dei “colli di bottiglia” e la verifica della compliance tra i processi effettivamente eseguiti e le procedure organizzative.
In tal modo, il vantaggio BPM che ne consegue si sostanzia nella capacità di re-ingegnerizzare le procedure, rendendole affini agli obiettivi di business ed all’effettiva operatività del personale aziendale. Ciò si traduce in:
- un miglioramento della qualità dei prodotti per le aziende manifatturiere
- un aumento della soddisfazione dei clienti per le aziende di servizi
- una decisa riduzione dei tempi di risposta per le aziende che operano nei servizi di customer care
E’ evidente che la combinazione di questi elementi si traduce in un aumento del fatturato, e conseguentemente in una maggiore robustezza economico-finanziaria delle organizzazioni che applicano tecnologie BPM.
Il vantaggio BPM per le Pubbliche Amministrazioni
Oggi è in atto un profondo processo di digitalizzazione delle PA, e ciò rappresenta un fattore abilitante per il BPM, che può consentire alle pubbliche amministrazioni di snellire i processi migliorando al contempo la qualità dei servizi offerti ai cittadini.
Maggiore agilità
La maggiore agilità nei processi per le Pubbliche amministrazioni ottenibile grazie al BPM, avviene grazie al Process Mining, ovvero una tecnica di analisi dei processi che parte dai dati per offrire soluzioni di miglioramento.
A differenza dei progetti di Business Process Reengineering (BPR) lunghi e onerosi in termini economici, che prima venivano adottati, oggi grazie al process mining è invece possibile:
- analizzare i processi
- mappare ogni processo
- scoprire i punti di forza e debolezza
- eliminare i colli di bottiglia che rallentano i processi
Questa conoscenza generale rispetto ai processi è quindi utile ad ottenere un decisivo miglioramento dell’agilità dei processi e quindi una maggiore produttività.
Ottimizzazione del servizio per i cittadini
Nel caso specifico della PA i vantaggi dati dal BPM possono tradursi anche in un’ottimizzazione del servizio offerto.
Grazie al BPM infatti, le pubbliche amministrazioni avranno la possibilità di:
- ottenere un ordine nell’esecuzione delle attività indirizzando le pratiche alla persona giusta
- conoscere lo stato di ogni processo
- offrire trasparenza all’utente
Il cittadino si vedrà quindi così offrire un servizio veloce e completamente trasparente rispetto alle proprie pratiche che potranno essere consultabili con estrema facilità conoscendone lo stato durante ogni fase dei processi.
